大企業から中小企業まで導入が進むクラウドPBX！導入前に知っておくべき基礎知識

当サイトは大企業から中小企業まで導入が進むクラウドPBXについての情報を紹介しています。
取り入れる前に知っておくべき基礎知識を解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
クラウドのPBXを利用するメリットが分からない人でも、このサイトを読めば理解できるでしょう。
申し込み前に気になるのがクラウドのPBXのイニシャルコストかもしれません。
もちろん当サイトでは、利用する前に必要となる初期費用についても解説しています。

大企業から中小企業まで導入が進むクラウドPBX！導入前に知っておくべき基礎知識

近年注目を集めている、クラウドPBXの導入を検討している企業は多いのではないでしょうか。
クラウドにある構内交換機を使用することで、オフィス内だけでなく離れたところにある電話機やスマートフォンでも内線通話をすることができるので便利です。
クラウドPBXの導入には初期費用が発生し、また月額料金も必要となります。
オプションサービスがそれぞれの会社によって異なり、オプションを活用することでより便利に利用できます。

企業で導入が進むクラウドPBXとは

外部から電話がかかってきたときには、それまではその対応をするために電話交換機を用いた対応が必要でした。
例えば、一部の部署に対して電話がかかってきたときにはその電話交換機を用いて適切なところに繋げることができます。
確かに、この方法を利用すれば効率的に外部からの連絡を繋ぐことができます。
しかし、あくまでも企業内で設置をすることになるので、その対応は人間が逐一行っていかなくてはいけません。
コストが必要になりますし、人間側の手間も大きくなるので経営上でも負担が大きくなっていました。
そこで考えられたのが、クラウドPBXです。
これは、クラウド上に電話交換機の役割となるものを設置しておくことによってインターネット上でやり取りを行うことができるようにするものです。
クラウドPBXでは、利便性が向上するだけではなく効率的に作業を行うことができるためコストダウンを実現できます。
多くの機能が付いているので機械的な分別も可能で、業務効率も向上します。

クラウドPBXサービスの比較ポイント

社内の環境に合ったクラウドPBXを導入するためには、事前に各サービスの機能や特徴を比較しましょう。
クラウドPBXはサービスによって料金なども異なり、機能次第で導入後の利便性も変わります。
着信や発信といった基本的なものはもちろんのこと、履歴閲覧やボイスメール、会話録音やモニタリングなども使い勝手の良い機能です。
また、企業内でスムーズに管理するためには、管理画面も重要な要素になります。
使いやすい管理画面が備わっていれば社員の通話についても把握しやすくなるはずです。
クラウドPBXサービス次第で、今まで使っていた電話番号が変更になることにも注意しましょう。
サービスによっては導入時に今までの固定電話番号が使えず、新規取得が求められることもあります。
発信できない番号はあるのか、通話品質は高く保たれているか、トラブルの発生時に頼ることができるサポート体制が整っているかといった点も比較のポイントとなります。

クラウドPBXに成功した企業に事例

クラウドPBXは、コールセンターや金融、介護に通販などさまざまな現場で導入されています。
コールセンターにクラウドPBXを導入すると、CTIとCRMを連携させることが可能です。
お互いを連携させることによりオペレーターの対応時間削減、応対品質が向上する事例が見られました。
金融業界ではセキュリティ体制が重要ですが、クラウドPBXなラベンダーの環境をそのまま利用可能です。
もちろんセキュリティ体制はベンダーに依存するものの、機密情報を安心して扱えると金融業界でも導入が進められています。
介護業界では、従業員が緊急に呼び出されるケースが頻繁にあります。
クラウドPBXは個人用スマホを業務用に利用できるため、緊急時の連絡もスムーズになると評判です。
この他にもさまざまな業界で導入され、多くの場合は成功し効率化や利便性の向上が行われています。
そのため成功事例を見た未導入の企業でも採用されるようになり、年々普及しています。

クラウドPBXの導入で起きた失敗例

クラウドPBXは、導入コストを少しでも抑えた形で事業を始めたい企業やコールセンター業務を中心にした新規事業の立ち上げなどに最適なサービスです。
仮に、利用する従業員が3名以下だったりオフィスの移転の予定がなかったり、外出中の通話もあまり行われないなどの場合は従来の電話回線とのコスト比較が必須になって来ます。
クラウドPBXを導入するときには、自社の事業が導入に適しているものであるのかコストパフォーマンスの確認は行っておきましょう。
なお、クラウドPBXを導入したけれどもメリットが活かされなかったり、比較をせずに利用したので品質が悪いメーカーと契約してしまったなどの失敗例も少なくありません。
最近は多くのメーカーがクラウドPBXに参入をしているけれども、中には通話品質があまり良くないむしろ悪いと判断できるような業者も存在しているため、導入前に口コミや評判などを利用して通話品質が良いメーカーを選択することをおすすめします。

クラウドPBXでスマートフォンを内線化

近年利用されるケースが増えているクラウドPBXには、どのようなメリットがあるのかと思っている人も多いのではないでしょうか。
様々な魅力を持っているのがクラウド型のPBXですが、その便利なところの1つにはスマートフォンを内線化することができるということが挙げられます。
クラウドPBXを使用していない場合には、外出している社員宛てに社外から電話がかかってきたときには転送させる必要がありました。
しかしそれには費用がかかり、どこからかかってきた電話なのか分かりにくいというデメリットもありました。
クラウドPBXを導入すれば、外出している社員のスマートフォンで直接外線電話を受けることができるようになります。
そうすればよりスピーディにやり取りをすることができ、コストも下げられる可能性があります。
通話料を生産するために経理業務も不要となるのもメリットの1つです。
自宅勤務やモバイルワークが増えている現代では役立つ機能です。

利用目的別に選びたいクラウドPBX

クラウドPBXは、クラウド上の電話交換機を利用して内線や外線など様々な機能を利用できるサービスです。
社内に電話交換機を設置する必要がなく、会社用の電話環境を安価に整えられます。
インターネットが繋がる場所なら、会社の番号や内線を使って通話できるので便利です。
利用目的に応じて活用できるクラウドPBXには、様々な特徴があります。
スマートフォンに専用のアプリをインストールすれば、内線端末になります。
顧客情報を表示する機能を使えば、電話の着信時に必要な情報を把握できます。
通話の旅に顧客情報を探す必要がなく、業務の効率化を図れます。
保留や転送機能を活用すれば、内線や外線の通話を保留にして他の担当者に転送できます。
電話を切らないので、折り返して連絡する手間を大幅に減らせます。
クラウドPBXは、テレワークの分野でも活躍しています。
テレワーク中でも社内と同じように電話対応が可能で、出先でも会社の番号で対応できます。

電話業務をテレワークにするならクラウドPBX

働き方の改革が進む日本では、テレワークを導入する企業も増えています。
テレワークには、在宅勤務だけでなくサテライトオフィス勤務やモバイルワークも含まれています。
最近は自宅で仕事を進める会社員が増えていますが、在宅勤務には様々なメリットがあります。
通勤時間がないため、移動に必要な時間と手間を大幅に省けます。
育児や介護で忙しい人でも、自宅で過ごす時間が増えるので仕事と両立しやすいです。
クラウドPBXを導入すると、パソコンやスマートフォンをビジネスに活用できます。
スマートフォンやパソコンに専用のアプリをダウンロードして初期設定を行えば、ビジネスフォンになります。
クラウドPBXを活用すれば、会社の電話をパソコンやスマートフォンで受けられます。
会社の番号で発信できるので、プライバシーを守りながら仕事を進められます。
クラウドPBXなら面倒な手続きが必要なく、自宅でも会社と同じようにビジネスの環境を構築できます。

クラウドPBXで受電業務を効率化

外部や社員からかかってきた電話の通話応対業務に改善点がある企業は多いのではないでしょうか。
そのようなときに導入を検討したいのがインターネット環境があればPBX機能を利用できるクラウドPBXです。
クラウド型のPBXは、テレワークやモバイルワークが増えている現代において日常的な受電業務を効率化させるのに役立つアイテムです。
クラウドPBXを導入すると、社外からかかってきた電話をそのままスマートフォンで受けることができるようになります。
それまで転送機能を使用していた場合、その手間が不要になるのがメリットです。
転送機能を使うと利用料や通話料などがかかりましたが、そのようなコストもカットすることができます。
転送されてきた電話を受ける場合、発信元が分かりにくいこともありましたがそういった使いにくさもクラウドPBXで解消させることが可能です。
また遠隔地にあるオフィスの固定電話も内線になり、通話料の節約にもなります。

クラウドPBXを活用し社内の電話環境を構築

クラウドPBXは、利用するサービスおよびテレワークやリモート接続などWiFi環境、オフィスのネットワーク環境など利用環境により通話品質や音質が安定しないこともあるので、導入前に確認をすることが大切です。
また、通話品質および音質を重視したいとなったときには、総務省基準の最高峰音声品質クラスAや音質への高評価が行われているクラウドPBXなどを選定するのがおすすめです。
クラウドPBXの場合、IP-PBXとは異なり事業所内に専用サーバーの設置や構築、メンテナンスなどが不要で必要なものは光回線や端末のみ、これらだけで電話環境の構築が実現します。
さらに、従来利用していたビジネスフォンなども当然必要なくなるので、数名で1台の電話機を使い回すといったこともなくなりますし机の上に電話器がなくなるわけですからスペースの有効活用ができるなどのメリットもあるのではないでしょうか。
コールセンター業務を行う事業所などではクラウドPBXを導入しているケースが多くなっていますが、台数が多い事業所ほど電話環境に最適であること分かります。